Onze dienst Travel Compliance helpt u uw reisbudget en uw Self Booking-instrumenten onder controle te houden

U hebt uw reizende werknemers veel autonomie gegeven om hen in staat te stellen hun werkgerelateerde verplaatsingen te optimaliseren.

U hebt hiervoor Self Booking-systemen aangeschaft (Amadeus, Concur, Egencia, Traveldoo) die natuurlijk geen rekening houden met alle details van uw Travel Policy. U hebt hiervoor gekozen omdat u met deze Self Booking Tools tot de helft van de reserveringskosten kunt besparen die reisbureaus aanrekenen (tussen de 3 en 5 % van het reisbudget).

Maar deze winst wordt snel tenietgedaan omdat het gebruik van de Self Booking Tools niet overeenkomt met de policy. Het is niet zo dat uw werknemers er misbruik van maken, maar ze nemen gewoon niet de tijd om de Travel Corporate Policy door te nemen.

Wij sturen ze elke maand een kostenoverzicht en via ons gesofisticeerde systeem detecteren we de gevallen waarin de Travel Corporate Policy niet werd gevolgd. Op die manier is het niet meer nodig om alle 100 pagina’s van de betreffende Travel Corporate Policy door te nemen. Dankzij ons leren ze het in de praktijk.

Al heel snel loopt iedereen weer in de pas. Er zijn weinig afwijkingen en als ze er wel zijn, is dat vaak met volledige kennis van zaken.

Misschien hebt u uw werknemers zoveel autonomie gegeven dat u ze corporate bankkaarten hebt gegeven om hun reizen en kosten ter plekke mee te betalen. Soms gaat het zelfs om creditcards die op naam van het bedrijf staan en die in het bezit zijn van het reisbureau dat de reserveringen, hotels en reizen van de werknemers beheert, reserveert en betaalt.

Uiteindelijk worden deze virtuele kaarten voor de allerkleinste uitgaven gebruikt: auto’s, kleinere hotels ...

Met deze kaarten worden administratieve beslommeringen voorkomen en ze zijn veilig omdat ze kunnen worden opgenomen in het IT-systeem van uw bedrijf.

Maar u loopt veel geld mis als u niets doet met de gegevens die de creditcardmaatschappij u opstuurt. Want dit is ook een goede manier om afwijkingen t.o.v. de Travel Corporate Policy waarvan de persoon zich niet bewust is of inefficiënt gebruik te detecteren (zoals een werknemer die voor de goedkoopste reis kiest maar hierbij vergeet dat dit uiteindelijk duurder uitvalt door de extra reistijd die dit vaak met zich meebrengt, of een werknemer die eerste klasse reist voor reizen binnen hetzelfde continent).

Concreet betekent dit het volgende:
 

• Met onze aanpak voelen uw reizende medewerkers zich betrokken en verantwoordelijk voor een beter beheer van hun reiskosten. Zo worden ze economische spelers.
• Onze benadering is pedagogisch en vriendelijk en heeft als doel de koopgewoontes van uw reizigers positief te beïnvloeden.
• Dankzij deze benadering wordt er meer gebruikgemaakt van uw kaderovereenkomsten en onderhandelde tarieven, waardoor u sterker staat bij toekomstige onderhandelingen.
• We baseren ons op de hefbomen voor optimalisering die in uw travel policy worden vermeld en de ontwikkeling van de prestatie-indicatoren vormt het bewijs dat onze aanpak efficiënt is.
• U geeft de gegevens aan ons door of wij verzamelen ze, waarna wij de verwerking en communicatie met uw reizende medewerkers verzorgen.
• Met onze instrumenten kunnen alle reisgegevens worden verwerkt die afkomstig zijn van uw reisbureau, HR-systeem en onkostendeclaraties. Zo krijgt u een goed zicht op al uw kosten voor verplaatsingen.
• Materieel gezien hoeft u hier bijna niets voor te doen. We hebben alleen uw motivatie nodig om alles tot een goed einde te brengen.